Adoption par la CNIL d’une norme simplifiée relative à l’écoute et à l’enregistrement des conversations téléphoniques sur le lieu de travail

L’employeur, mû par la volonté d’améliorer la qualité du service fourni par son entreprise, a développé des moyens de surveillance du travail de ses salariés et notamment de leurs conversations téléphoniques sur le lieu de travail.

Or, l’écoute et l’enregistrement de conversations téléphoniques peuvent être assimilés à un traitement automatisé de données à caractère personnel (défini par l’article 2 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés comme « toute opération ou tout ensemble d’opérations portant sur […] toute information relative à une personne physique identifiée ou qui peut être identifiée ») concernant les salariés et leurs interlocuteurs.

Le Code du travail pose un principe selon lequel il ne peut être porté de restrictions injustifiées et/ou disproportionnées aux droits et libertés des salariés (article L. 1121-1).

L’article 22 de la loi de 1978 impose au responsable du traitement, soit de procéder à une déclaration préalable de ce traitement auprès de la CNIL, soit, en ce qui concerne le traitement de données personnelles « sensibles », de recueillir l’autorisation de la CNIL.

Toutefois, en ce qui concerne les traitements les plus courants, la loi de 1978 prévoit la possibilité pour la CNIL d’adopter des normes simplifiées afin de faciliter l’obligation de déclaration (article 24 I).

La norme simplifiée (NS) 57 publiée le 6 janvier 2015 au Journal Officiel, concerne les traitements automatisés relatifs à l’écoute et à l’enregistrement ponctuel (et non permanent ou systématique) des conversations téléphoniques sur le lieu de travail.

Ces traitements doivent avoir l’une des finalités suivantes : la formation des employés, leur évaluation ou l’amélioration de la qualité du service.

Les données personnelles des salariés ainsi collectées, qui peuvent porter sur les données d’identification de l’employé et de l’évaluateur ou les informations techniques relatives à l’appel ou l’évaluation professionnelle de l’employé, doivent être adéquates, pertinentes et non excessives au regard des finalités du traitement.

Cette exigence de pertinence est d’ailleurs également imposée par le Code du travail dont l’article L. 1222-3 alinéa 3 dispose que « les méthodes et techniques d’évaluation des salariés doivent être pertinentes au regard de la finalité poursuivie ».

Les données ne peuvent être conservées que pour une durée pertinente au regard de la finalité du traitement. Cette durée ne peut, en tout état de cause, excéder six mois pour les enregistrements et un an pour les documents d’analyse de ces données.

La NS 57 exclut certains traitements/données de son champ d’application (les données « sensibles », les enregistrements audiovisuels, les écoutes et enregistrements couplés avec des données provenant d’une capture d’écran du poste informatique de l’employé).

En tout état de cause, les traitements de données à caractère personnel ne répondant pas aux conditions posées par la NS 57 nécessitent de faire une déclaration préalable auprès de la CNIL.

L’employeur a l’obligation d’informer les salariés (articles L. 1222-3 et -4 du Code du travail et 32 de la loi de 1978) et le comité d’entreprise (article L. 2323-32 du Code du travail) des traitements ainsi mis en place.

L’employeur est également tenu d’informer l’interlocuteur de son salarié de l’existence du traitement automatisé si les données collectées le concernent.